Come usare ZOOM

Se lavori da casa, probabilmente hai sentito parlare di Zoom, una delle principali app di software per video e audio conferenze sul mercato.

Zoom sembra diventato la gioia e il dolore di tanti italiani costretti a lavorare da casa a causa del Corona Virus e che devono gestire o partecipare a team di piccole, medie e grandi dimensioni, continuando il coordinamento delle attività anche in questo periodo.

Zoom è un servizio di videoconferenza basato su cloud che puoi utilizzare per incontrare i tuoi colleghi, amici o parenti, in una stanza virtuale con il video e l’audio a disposizione, insieme a una serie di strumenti che ti permetteranno di condividere video, slides e tutto ciò che ti serve per portare avanti una riunione, replicando le interazioni che avvengono in un normale meeting (l’alzata di mano, per esempio).

Il termine Zoom Meeting si riferisce a una riunione in video o audio conferenza ospitata utilizzando Zoom. È possibile partecipare a queste riunioni tramite un computer o un telefono.

In questo tutorial potrai vedere come:

1) Scaricare il client (02:50);
2) Creare un account (05:02);
3) Gestire le impostazioni di base (06:52);
4) Organizzare la nostra prima riunione e mandare gli inviti (15:43);
5) Gestire la nostra riunione (20:34).

1. Caratteristiche principali di Zoom

1. Riunioni one-to-one: puoi organizzare riunioni one-to-one illimitate anche con il piano gratuito.

2. Videoconferenze di gruppo: ospita fino a 500 partecipanti (se acquisti il ​​componente aggiuntivo “meeting di grandi dimensioni”). Il piano gratuito, tuttavia, consente di ospitare videoconferenze fino a 40 minuti e fino a 100 partecipanti.

3. Condivisione schermo: perfetto per presentazioni e lezioni online, potrai condividere lo schermo con i partecipanti alla riunione in modo che possano vedere il tuo schermo.

2. Zoom offre quattro livelli di prezzo.

Zoom Free: questo è il piano gratuito di cui potrai usufruire senza sborsare una lira. Il piano gratuito ti permette di:
1. Tenere un numero illimitato di riunioni.

2. Avere fino a un massimo di 40 minuti per le riunioni di gruppo con più partecipanti.

3. Registrare le riunioni unicamente in locale (ovvero sul tuo computer e non sul cloud).

Zoom Pro: questo livello costa 13,99 Euro (tasse escluse) al mese.
1. Consente agli host (gli organizzatori della riunione) di creare ID personali per riunioni Zoom che sono ripetitive (“recurring meetings”);

2. Consente la registrazione delle riunioni sul cloud o in locale, ma limita la durata delle riunioni di gruppo a 24 ore.

Zoom Business: questo livello costa 18,99 Euro al mese per host (ne devi acquistare minimo 10).
Il piano Business ti permette di:
1. Ottenere un URL personalizzato con il nome della tua azienda (la_tua_azienda.zoom.us)
2. Personalizzare la pagina nella quale vengono accolti i partecipanti con il logo aziendale.
3. Ottenere le trascrizioni delle riunioni Zoom registrate nel cloud.
4. Avere a disposizione un supporto clienti dedicato.

Zoom Enterprise: questo livello costa 18,99 Euro al mese per host (minimo 100) ed è destinato alle aziende con oltre 1.000 dipendenti.

Il piano Enterprise offre:
1. Archiviazione cloud illimitata per le registrazioni,
2. Sconti su webinar e Zoom Room.

3. L’applicazione di Zoom per Windows, Mac, Android e IOS.

L’applicazione per desktop è disponibile per Windows e Mac, mentre l’applicazione per mobile è disponibile per Android e iOS.
Le applicazioni ti consentono di partecipare a una riunione ma anche di organizzarla, avviarla, condividere lo schermo, avviare e interrompere video e audio, chattare, avviare una registrazione.
Usando l’applicazione dal tuo computer, potrai anche avviare una registrazione locale, creare sondaggi, trasmettere il tuo video in diretta su Facebook e altro ancora. In altre parole, l’applicazione sul desktop risulta più completa.

4. Il plugin di Zoom per Outlook.

Per gli utenti che utilizzano Outlook, Zoom mette a disposizione un plugin progettato per funzionare direttamente nel client Microsoft Outlook o come componente aggiuntivo per Outlook sul Web. Questo plug-in di Outlook aggiunge un pulsante nella barra degli strumenti standard di Outlook e consente di avviare o pianificare una riunione Zoom con un semplice clic.

5. Browser extension.

L’estensione di Zoom per Chrome e Firefox è un componente aggiuntivo che ti aiuta a pianificare le riunioni tramite Google Calendar. Con un semplice clic sul pulsante Zoom, potrai avviare una riunione o pianificarne una. I dettagli della nuova riunione saranno facilmente inviabili ai partecipanti tramite Google Calendar.

6. Creazione di riunioni ricorrenti.

Zoom ti permette di creare riunioni ricorrenti.

Spuntando l’opzione “Recurring meeting” potrai utilizzare lo stesso URL per le riunioni.
Se utilizzi l’app mobile, accedi, fai clic su Schedule Meeting, spunta l’opzione Recurring Meeting e seleziona data e ora.

7. Come registrare le chiamate Zoom.

Zoom ti consente di registrare le tue riunioni.

L’organizzatore della riunione dovrà abilitare le registrazioni nelle impostazioni. Vale la pena controllare le impostazioni dell’account per assicurarsi che la registrazione sia abilitata prima di iniziare.

1. Accedi al tuo account Zoom

2. Fai clic su setting

3. Vai alla scheda recordings

4. Abilita la registrazione.

Se hai il piano a pagamento, scegli se salvare la registrazione in locale o su cloud. Nell’ultimo caso, Zoom ti metterà a disposizione un link che potrai ritrovare nel tab Recordings e che potrai condividere con il resto dei partecipanti. Nel caso tu abbia registrato in locale, potrai accedere al file tramite questa directory:

 

  • PC: C:\Users\User Name\Documents\Zoom
  • Mac: /Users/User Name/Documents/Zoom

8. Come utilizzare la funzione Virtual Background.

Per strappare un sorriso ai colleghi in preda ai Monday blues, potrai attivare il tuo video con dietro uno sfondo virtuale. Non serve il telo verde, basta cliccare su Video Setting nella barra inferiore della finestra Zoom durante la chiamata e scegliere di attivare il background virtuale.

Questa funzione è disponibile anche per gli utenti che usano l’applicazione mobile.

Una volta aggiunti a una riunione, potrai cliccare sui tre puntini nella parte inferiore dello schermo, cliccare su Virtual Background e scegliere lo sfondo che più’ ti piace (Zoom ne mette a disposizione unicamente 3).

9. Funzionalità Touch up my appearance.

Questa funzionalità ti permetterà di sembrare più riposato nei giorni in cui avrai finito il caffè o ti ritroverai alla ventesima video call dopo una lunghissima giornata di lavoro a casa.

Anche questa opzione è attivabile sia dalle opzioni generali, sotto la tab Video Settings o, a riunione avviata, potrai recarti nella barra nera nella parte bassa dello schermo e cliccare sulla freccia che punta in alto di fianco all’icona della video camera. Vai su Video e attiva la funzione.

10. Screen Sharing e la funzione Pause.

Zoom ti da la possibilità di controllare ciò che stai condividendo con il tuo pubblico.

Tutti i documenti e le finestre aperte serviranno a Zoom per popolare la finestra che si aprirà quando cliccherai l’icona verde al centro della banda nera in basso Share Screen. Potrai così controllare cosa condividere e, laddove tu voglia navigare il tuo computer durante una condivisione senza che il tuo pubblico se ne accorga, potrai semplicemente cliccare su Pause nella barra comandi che avrete a disposizione nella parte alta dello schermo.

11. Scorciatoie.

Usando le seguenti combinazioni di tasti potrai attivare diverse funzioni:

  • Alt + A o Comando (⌘) + Maiusc + A: Disattiva / riattiva l’audio
  • Alt + M o Comando (⌘) + Control + M: silenzia / riattiva l’audio per tutti tranne l’host
  • Alt + S o Comando (⌘) + Control + S: avvia la condivisione dello schermo
  • Alt + R o Comando (⌘) + Maiusc + R: avvia / arresta la registrazione locale
  • Alt + C o Comando (⌘) + Maiusc + C: avvia / arresta la registrazione su cloud
  • Alt + P o Comando (⌘) + Maiusc + P: consente di mettere in pausa o riprendere la registrazione
  • Alt + F1 o Comando (⌘) + Maiusc + W: passa alla modalità Speaker view nella video conferenza.

12. Buone prassi per migliorare la tua esperienza con zoom e quella dei tuoi partecipanti.

Caricare una propria foto nel profilo. Laddove tu decida di non attivare il video, questo sarà l’unico elemento visibile che verrà evidenziato a ogni tuo intervento.

1. Nelle impostazioni generali che troverei nella tab Setting, assicurati che il video non sia attivato in automatico per te e per i partecipanti all’inizio di una riunione. Lascia ai partecipanti modo di controllare che sia tutto a posto prima di attivare il loro video (se lo vorranno fare).

2. Assicurati che solo l’host possa condividere lo schermo mentre un altro partecipante lo sta già facendo. Questo ti aiuterà nella gestione della riunione (se vuoi usare un approccio che mira a migliorare la sicurezza, assicurati che solo l’host abbia la possibilità di condividere lo schermo, in seguito parleremo di zoom bombing).

3. Se decidi di registrare la riunione, assicurati che tutti i partecipanti lo sappiano prima.

4. Esegui sempre un test audio e video prima della riunione. Potrai accedere al test cliccando su Audio Settings, basterà cliccare sulla freccia in basso di fianco all’icona del microfono, e cliccare su “Test speaker & microphone”.

5. Apri sempre tutti i documenti che ti saranno utili durante la riunione e che desideri condividere prima di attivare l’opzione di condivisione schermo, questo permetterà a Zoom di popolare la finestra di lancio con tutte le differenti opzioni dandoti più controllo rispetto a ciò che verrà condiviso del tuo schermo.

Nel video tutorial Come Usare Zoom, parlo anche di queste buone prassi e navigo passo passo tutte le diverse opzioni.

13. Alcuni problemi di sicurezza.

A partire dal 4 Aprile 2020, Zoom ha deciso di attivare uno strato ulteriore di sicurezza attraverso l’attivazione di default della funzionalità “Password Required” e di Waiting Room.

Questa misura è stata presa a causa di una serie di problemi che in queste settimane nelle quali gli utenti mensili di Zoom sono arrivati fino a 200 milioni, si sono verificati. In particolare possiamo fare riferimento al fenomeno dello zoom bombing, per via del quale alcuni utenti hanno visto le loro riunioni interrotte da intrusi che condividevano con il gruppo immagini pornografiche.

Un altro problema è legato alle migliaia di videoconferenze registrate che sono state esposte pubblicamente sul web principalmente a causa del sistema utilizzato da Zoom per nominare i file.

14. Quattro Buone Prassi che possono aiutarti a prevenire lo zoom bombing.

1. Nella tab “Meeting” del vostro profilo, selezionare l’opzione “Generate automatically” invece che “Personal ID”. Ciò vuol dire che utilizzerete un indirizzo URL specifico per ciascuna riunione.

2. Lasciare l’impostazione di default “Waiting Room” che vi darà la possibilità di ammettere i partecipanti che vogliono entrare a fare parte della vostra riunione.

3. Chiudere la stanza. Una volta che i partecipanti sono arrivati, cliccare sul pulsante “Participants”, andare su More e cliccare su Lock Meeting.

4. Togliere ai partecipanti la possibilità di condividere lo schermo, dandola unicamente all’host.

Hai già usato Zoom? Cosa stai usando per rimanere in contatto con i tuoi colleghi e mandare avanti il tuo lavoro? Mi farebbe piacere ricevere un tuo commento.

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